Ви коли-небудь зустрічали людей, які, здається, блукають життям, наче вони досліджують незнайоме місто без карти?

Вони завжди поспішають, постійно швидко, незграбно рухаються, і все ж завжди спізнюються. Звичайно, це може бути певною мірою захоплюючим, але це часто призводить до забуття документів, пропущених рейсів і поспішно з'їджених сніданків.

Дозвольте дещо прояснити – немає нічого поганого в дещо несподіваній поведінці.

Вирушити у незаплановану подорож або спонтанно спробувати новий ресторан - ось справжній привід радіти життю. Але коли ваш розпорядок дня починає нагадувати американські гірки, це може бути сигналом переглянути ситуацію.

Життя без плану не тільки має справу з хвилюючою непередбачуваністю; це більше схоже на безладне жонглювання м’ячами під час їзди на одноколісному велосипеді – це цікаво спостерігати, але стресово переживати.

Уявіть собі, що ви вирішили піти в похід до лісу без будь-якої підготовки. Спочатку ця спонтанність може бути веселою, але коли ви розумієте, що забули пляшку з водою або загубилися, це швидко перетворюється на неприємну пригоду.

У цій статті ми розбиремося у хаосі. Я надам практичний, покроковий посібник, який допоможе вам ефективніше спланувати свій день. Ви навчитеся вміло керувати своїми завданнями, не допускаючи незавершених або провальних результатів, і почнете насолоджуватися більш організованим і менш напруженим життям.

ЗМІСТ

1. Сила щоденного стратегічного планування
   • Підвищення самосвідомості
   • Підвищення уваги
   • Досягнення більшого обсягу робіт
   • Гальмування стресу
2. Як організувати свій день для досягнення більшої продуктивності
   • 1. Встановіть чіткі цілі та пріоритети
   • 2. Розбийте свої цілі на частини
   • 3. Впорядкуйте свої завдання
   • 4. Побудуйте свій день за допомогою часових блоків
   • 5. Використовуйте інструменти та технології максимально ефективно
   • 6. Регулярно переглядайте свій план
   • 7. Відпочивайте та поповнюйте енергію
   • 8. Розподіліть навантаження, коли це необхідно
3. Заключні думки

Сила щоденного стратегічного планування

Пам’ятаєте ту стару приказку: «Ранньому птаху і хробачок у рот»? Виявляється, є в ній більше мудрості, ніж просто поетична метафора. Недавні дослідження вирішили провести глибоке вивчення, розкриваючи суть людей, які планують та тих, хто відкладає все на потім. Їхня мета? Зрозуміти, як планування в порівнянні з відкладанням на потім впливає не лише на виконання завдань, але й на рівень стресу та загальне почуття щастя.

У цьому дослідженні 2000 осіб, які приймають рішення, були піддані детальному аналізу. «Планувальники» — це люди, які планують свої кроки заздалегідь, а «відкладачі» — ті, хто віддає перевагу відкладенню справ. Результати були вражаючі: планувальники, здавалося, краще контролювали свої емоції, мали менше стресу та, загалом, мали більше позитивних результатів у своєму житті та здоров’ї.

Давайте перейдемо до цифр:

• Більше половини людей, які планують свої кроки повідомили, що вони мають достатньо часу для спілкування з друзями, а 44% відчувають, що у них достатньо часу для себе. Упорівнянні з цим, лише 39% і 31% відповідно з людей, які відкладають на потім відчували те саме.
• Близько 79% люди, які планують вважають, що їхні сімейні зв’язки міцні, тоді як лише 65% людей, які відкладають на потім поділяють це відчуття.
• Майже половина людей, які планують відчувають фінансову стабільність, у порівнянні з лише третиною людей, які відкладають на потім.

На основі цих цифр, давайте заглибимося у те, чому бути людиною, яка планує має свої переваги:

Підвищення самосвідомості

Багато з нас проживають свої дні у стані автоматичного режиму, ледь усвідомлюючи свої дії або причини, чому ми їх робимо.

Планування виводить нас із цього затуманення. Це схоже на ментальну зупинку, яка змушує нас сповільнити темп, оцінити ситуацію та подумати.

Коли ви записуєте свої завдання та цілі на папері, ви проливаєте світло на те, що насправді має значення. Ви можете вилучити зайве, викинути непотрібне і зосередитися на головному.

Завдяки плануванню, ви не просто безцільно пливете за течією дня, а керуєте своїм власним кораблем.

Підвищення уваги

Наш мозок не призначений для виконання кількох завдань одночасно, а розсіювання уваги може забирати цінні ресурси нашого мислення.

Знання вашого плану дій може кардинально змінити ситуацію. Це схоже на те, що у вас є GPS для вашого дня. Він підказує вам, куди вам потрібно йти, звільняючи вас від постійної розумової тяганини щодо вирішення, що робити далі.

Таким чином, ваш розум не буде розділений, і ви зможете зосередити всю свою увагу на одному завданні за раз. Менше жонглювання, більше роботи.

Досягнення більшого обсягу робіт

Уявіть свій день як валізу, а ваші завдання та діяльність як одяг. Без належного планування це схоже на те, що безладно набивати валізу – деякі речі можуть поміститися, але інші залишаться збоку. Ефективне планування — це як акуратно скласти й упакувати кожну річ, переконавшись, що все вміщається, навіть вишукана сукня для несподіваної вечірки.

Планування гарантує, що у вас є достатньо ресурсів для всього – від обов’язкових справ, таких як робота та справи, до тих, що хочеться робити, таких як хобі, відпочинок та розваги. Більше, ніж просто пережити день, планування дозволяє вам по-справжньому прожити його.

Гальмування стресу

Коли ви знаєте, що чекає на вас, ви знаєте, як з цим впоратися, і не виникає паніки в останню хвилину. Це як мати зручний інструкційний посібник з експлуатації для вашого дня.

Сюрпризи можуть бути веселими, але передбачуваність викликає заспокоєння, і іноді саме це нам потрібно, особливо коли у нас вже багато справ.

Як організувати свій день для досягнення більшої продуктивності

Як спланувати свій день, щоб досягти більшого результату й мати менше стресу? Ось ваш покроковий посібник:

1. Встановіть чіткі цілі та пріоритети

Перший крок на нашому шляху до продуктивного дня - це цілі. Ми не маємо на увазі лише цілі типу «я хочу стати мільйонером». Ми говоримо про цілі для всіх аспектів вашого життя — вашого здоров’я, взаємин та кар’єри. Життя не обмежується лише роботою. Уявіть своє життя як гойдалку, вам потрібен баланс, щоб усе було гладко та стабільно.

Тепер, коли у вас є ваші цілі, настав час розставити їх по пріоритетах. Ви ж не можете впіймати двох зайців одночасно, чи не так? Тому ми скористаємося правилом 5/25:

• Виберіть 5 головних цілей, які для вас дійсно важливі.
• Зосередьтеся на цих п'яти речах.

Справа не в тому, щоб встигнути все, справа в тому, щоб встигнути зробити саме важливе.

Це перший крок у створенні продуктивного дня: чіткі цілі та чітко розставлені пріоритети.

Як генеральний директор LifeHack і батько двох синів, мої дні часто нагадують виступ жонглера, керуючи вимогами ведення бізнесу та виховання сім’ї. Тож я почав записувати свої довгострокові цілі, такі як збільшення доходів LifeHack, а короткострокові цілі, наприклад, допомога моєму старшому сину з його науковим проектом наступного тижня.

Я скористався правилом 5/25 і вибрав п’ять основних цілей, одну для кожної сфери життя. Ці цілі стали моєю головною метою, тоді як інші залишилися на задньому плані.

2. Розбийте свої цілі на частини

Ви не намагалися б з’їсти цілий пиріг за один укус, тож те саме стосується і ваших цілей. Вам потрібно розбити їх на менші частини.

Якщо вашою метою є написання книги, це вже великий шматок пирога. Але якщо ви розділите це на менші завдання, наприклад, «написати розділ на цьому тижні» або «написати сторінку сьогодні», це вже стане звичайним шматком пирога (я жартую, якщо щось не зрозуміло).

У моєму випадку я розбив свої більші цілі на менші завдання. Наприклад, збільшення прибутку бізнесу здавалося гігантським завданням. Але коли я розділив це на менші завдання, такі як «посилити зусилля в цифровому маркетингу» або «зміцнити взаємини з авторами», це здалося набагато більш досяжним.

3. Впорядкуйте свої завдання

Так от, у вас є список завдань, але як ви визначите, з чого почати? Існують два методи, за допомогою яких ви можете визначити пріоритетність своїх завдань:

I. МЕТОД "СУПЕРСТРУКТУРА"

Подумайте про метод "Суперструктура" так, ніби ви будуєте будівлю.

Спочатку ви починаєте з основи — це ваші обов’язкові завдання. Це найважливіші завдання, які обов'язково потрібно виконати. Вони складають основу вашого дня.

Після цього переходьте до стадії створення стін та даху - до ваших Варто-Мати (Should-Have) завдань. Ці завдання важливі, але не настільки, як ваші обов'язкові завдання Мають-Бути (Must-Have). Вони утворюють основу вашого дня, підтримують і оточують ваші головні завдання.

Нарешті, ви додаєте останні штрихи, фарбу та декорування — завдання Зручно-Мати (Good-to-Have). Вони не мають вирішального значення, але додають цінності та краси вашому дню. Це речі, які роблять ваш день не лише функціональним, але й приносять задоволення.

Метод "Суперструктура"

Мають Бути	Варто Мати	Зручно Мати
Це критично важливе для досягнення мети. Без цього результат, який ми бажаємо, стає безглуздим.	Важливо, але не критично. Однак, відсутність цього може зменшити якість кінцевого результату.	Наявність цього додаткового елемента приємно, але відсутність цього не матиме негативного впливу на нашу мету.

II. МАТРИЦЯ "ТЕРМІНОВІСТь ТА ВАЖЛИВІСТЬ"

Це зручний інструмент, який допоможе вам впорядкувати ваші завдання залежно від їх терміновості та важливості.

Завдання поділяються на чотири категорії:

• Важливі та термінові
• Важливі, але не термінові
• Неважливі, але термінові
• Неважливі та не термінові

Це спосіб переконатися, що ви зосереджуєтесь не лише на завданнях, які вимагають уваги, але й на тих, які справді важливі в довгостроковій перспективі.

Повертаючись до мого прикладу з перерахованими завданнями, я використовую метод "Суперструктура", для визначення своїх обов’язкових завдань, таких як зустріч із маркетинговою командою або приготування обіду для дітей. Потім мої завдання, які варто зробити, такі як генерація ідей щодо нових книг. І завдання, які було б добре мати, наприклад, пообідати з потенційним автором.

Я також використовую матрицю "Терміновість та важливість", щоб контролювати свій день, розділяючи важливі завдання від менш важливих.

4. Побудуйте свій день за допомогою часових блоків

Так, коли у нас є список завдань, виникає питання, коли ми їх будемо виконувати? Тут на допомогу приходить метод "time-blocking" або часові блоки. Це схоже на складання карти для вашого дня, де кожне завдання має свій власний часовий проміжок.

Розплановане управління часом - мій найкращий друг. Я планую конкретні інтервали часу на різні завдання, наприклад, присвячую ранок своїй роботі, а післяобідній час – своїм синам. Це надає моєму дню структури і допомагає зосередитися на одному завданні за раз.

Уявіть свій день як великий блок. Часове блокування - це розбиття дня на менші частини, а потім приділення кожній частині окремого завдання. Наприклад, з 9 до 10 ранку ви можете працювати над «Проектом X», з 10 до 11 ранку - відповідати на електронні листи, і так далі.

А тепер важливо: зосередьтеся на одному завданні за раз. Не намагайтеся виконувати декілька завдань одночасно, це може призвести до зниження продуктивності.

І не забувайте робити перерви. Навіть машини потребують охолодження, а ми - лише люди. П’ятихвилинна перерва щогодини може допомогти вам зберегти енергію. Ви навіть можете спробувати техніку Pomodoro, під час якої ви робите перерву на 5 хвилин після кожних 25 хвилин роботи (це відомо як сеанс «Pomodoro»).

5. Використовуйте інструменти та технології максимально ефективно

Інструменти продуктивності можуть допомогти вам дотримуватися свого плану.

Наприклад, календарні додатки схожі на ваш особистий помічник, який завжди нагадує вам про те, що буде далі. Або ви можете використовувати додатки для розподілу часу, які схожі на таймер, які будуть допомагати вам зосередитися на одному завданні за раз.

Ви також можете повернутися до старих методів і використовувати планер. Впевнено можна сказати, що це велике задоволення викреслювати завдання ручкою!

Я використовую календарний додаток, щоб відстежувати зустрічі, шкільні події хлопчиків і сімейні справи. Для систематизації думок та ідей щодо роботи та справ родини я використовую Notion. Ці додатки виконують різні функції: один для планування та нагадувань, інший для організації нотаток.

6. Регулярно переглядайте свій план

Я взяв за правило щотижня переглядати свій розклад. У деякі тижні запуск проекту вимагав більше моєї уваги, а в інші - батьківські зустрічі з вчителями. Підлаштовувати свій план відповідно до потреб тижня стало важливим аспектом впорядкування моїх різноманітних ролей.

Знайдіть хвилинку, щоб проаналізувати, як пройшов день або тиждень.

Чи вдалося вам дотримуватися свого розкладу? Чи знадобилося більше часу для деяких завдань, ніж ви планували? Чи були якісь несподівані перебої або перерви?

Роздуми дозволяють вам оцінити ефективність вашого плану та відзначити свої досягнення. Ви заслуговуєте похвалу за всі ті завдання, які вам вдалося виконати! Це гарна ідея зробити це відображення частиною вашої рутини – як, наприклад, чищення зубів перед сном.

Але якщо ви помічаєте, що все йде не так гладко, як ви сподівалися, вдосконалюйтеся. Якщо яке-небудь завдання постійно займає більше часу, ніж планувалося, можливо, варто виділити йому більше часу. Якщо ви постійно перериваєтеся протягом певного періоду часу, можливо, вам варто перенести його на більш спокійний час.

А іноді трапляються непередбачувані обставини. Можливо, ви захворієте, або з'явиться несподівана справа, або самі ваші цілі зміняться. Нічого страшного. Коли життя принесе несподівані сюрпризи, змініть свій план. Зробіть його придатним до нової ситуації.

Будьте гнучкими. Тому що, зрештою, план є для того, щоб служити вам, а не навпаки.

7. Відпочивайте та поповнюйте енергію

Згадайте про ті перерви, про які ми говорили? Використовуйте їх на користь собі.

Коли я говорю про перерву, я не маю на увазі прокручування телефону чи перевірку електронної пошти. Вам потрібен повноцінний відпочинок, справжня перерва. Щось, що дає вам можливість поповнити енергію, запастися силами та освіжитися.

Можливо, ви можете спробувати техніку швидкого розслаблення. Глибокі дихальні вправи, міні-сеанс йоги або навіть просто хвилина мовчання. Вони схожі на невеличкі зупинки для вашого розуму, допомагаючи звільнитися від стресу та напруги.

Або, можливо, ви можете спробувати вправи на уважність. Протягом кількох хвилин ви зосереджуєтесь на тут і зараз, а не на завданнях, розкладі чи цілях. Лише на даний момент, таким, який він є. Це можливість знову відновити зв’язок із собою, знайти свій центр серед суєти дня.

Або, можливо, вам просто захочеться насолодитися чашкою кави або послухати улюблену пісню. Все, що допомагає вам поповнити енергією та розслабитися, є чудовим.

Перерви – це не марна трата часу. Це інвестиція у вашу продуктивність. Незалежно від того, чи це короткий денний сон, чи невелика прогулянка на велосипеді з дітьми, ці миті допомагають мені заряджатися енергією та підтримувати увагу.

8. Розподіліть навантаження, коли це необхідно

Знаєте, як кажуть: «Багато рук роблять роботу легшою?» Так, вони знають, що кажуть.

Навіть якщо це ваш план і ваші завдання, вам не обов'язково все робити самостійно. Навпаки, іноді навіть краще, якщо ви цього не робите.

Погляньте на свої завдання. Чи всі вони потребують особистої уваги з вашого боку, чи є серед них ті, які можуть бути так само успішно виконані кимось іншим?

Можливо, зі звітом міг би допомогти ваш колега, або, можливо, цього разу ваша половинка могла б придбати продукти. Можливо, є завдання, які можна взагалі передати іншим виконавцям, наприклад прибирання чи адміністративну роботу?

На роботі я доручаю редакційні функції нашому редактору, а маркетингові кампанії – нашому менеджеру проекту. Вдома я прошу підтримки у свого партнера та нашого доброзичливого сусіда. Спочатку було важко, але усвідомлення того, що мені не потрібно все нести на своїх плечах самому, дало велику свободу.

Визначте завдання, які можна поділити або делегувати. Це дозволить вам зосередити свій час і енергію на тому, що ви робите краще за всіх, і допоможе уникнути перевантаження, намагаючись зробити все самостійно.

Прохання про допомогу - це не ознака слабкості, а ознака розумного планування. Мета полягає не лише в тому, щоб виконати завдання, а в тому, щоб виконати їх якомога ефективніше. Іноді це означає об’єднання зусиль і співпрацю з іншими.

Заключні думки

Як каже автор бестселерів Seth Godin,

«Вам не потрібно більше часу у день. Вам потрібно прийняти рішення».

Коли у вас є план, ви не блукаєте довкола, сподіваючись випадково натрапити на успіх. Ви знаєте, куди йдете, і знаєте, як туди потрапити.

Це означає, що ви можете досягти більшого. Ваші мрії, ваші цілі, ваш список справ – усе це під силу. Але справа не в тому, щоб викреслювати завдання. Також важливо мати час і енергію на те, що ви любите — час для сім’ї, для хобі, для відпочинку.

І найкраще те, що це також означає менше стресу. Маючи план на місці, ви не поспішаєте в останню хвилину, не відчуваєте перевантаження та втрати контролю. Ви спокійні, зібрані та керуєте ситуацією.