Останніми роками популярною тенденцією з огляду на робоче місце стала дистанційна робота, і неважко зрозуміти чому. З появою цифрових комунікаційних інструментів і потребою в гнучкому робочому порядку все більше і більше компаній використовують концепцію віддаленої роботи.

Незважаючи на численні переваги віддаленої роботи, такі як підвищена гнучкість і скорочення часу на дорогу, є й недоліки, зокрема соціальна ізоляція, складність відокремлення роботи від особистого життя, а також потреба в самодисципліні та мотивації.

LifeHack — це розосереджена команда, члени якої є із Канади, Сполучених Штатів, Великобританії, Гонконгу, Сінгапуру та  працюють віддалено. Маючи багаторічний досвід віддаленої роботи, я хотів би поділитися з вами тим, як продуктивно працювати та підтримувати високу продуктивність під час віддаленої роботи.

Незалежно від того, чи розглядаєте ви віддалену роботу чи вже працюєте віддалено та шукаєте шляхи подолання труднощів, ця стаття є вашим повним посібником із роботи віддалено.

ЗМІСТ

1. Найскладніші етапи віддаленої роботи 

•    Управління відволіканнями та перериваннями
•    Питання мотивації
•    Важко підтримувати баланс між роботою та особистим життям
•    Робота у різних часових поясах
•    Проблеми спілкування та співпраці
•    Соціальна ізоляція

2. Як працювати віддалено

•    1. Ставте регулярні цілі
•    2. Створіть ідеальний робочий простір
•    3. Створіть шаблон
•    4. Розставте завдання спочатку за енергією, а потім за часом
•    5. Використовуйте асинхронний зв'язок
•    6. Використовуйте інструменти управління проектами
•    7. Створіть чіткі комунікаційні протоколи
•    8. Знайдіть свою спільноту

3. Суть

Найскладніші етапи віддаленої роботи

Віддалена робота пов’язана з унікальним набором проблем. Ось деякі з найскладніших і заперечних  аспектів віддаленої роботи:

Управління відволіканнями та перериваннями

Члени сім’ї та домашні тварини, а також домашні справи і особисті зобов’язання можуть відволікати вас від віддаленої роботи. Ці відволікання можуть завдати шкоди робочому процесу та продуктивності, що призведе до пропуску термінів і збільшення стресу.

Питання мотивації

Працівники в традиційному офісі можуть отримувати відгуки та визнання від своїх керівників або колег, що може допомогти мотивувати їх продовжувати наполегливо працювати та досягати своїх цілей. З іншого боку, у віддаленому середовищі може бути складніше отримати такого типу відгуків та визнання, що впливає на мотивацію та залученість.

Крім того, віддалені працівники можуть мати проблеми із самодисципліною та самомотивацією. Може виникнути спокуса зволікати або втратити увагу без структури та розпорядку традиційного офісного середовища. Щоб залишатися мотивованим, віддаленим працівником може знадобитися більш ініціативний підхід до управління часом і пріоритетності завдань.

Важко підтримувати баланс між роботою та особистим життям

Важко розділити вашу роботу та особисте життя, коли вони знаходяться в одному місці. Віддалені працівники можуть працюють довше, відчувати труднощі з припиненням роботи та відчувати, ніби вони завжди «за викликом». Фактично, 22% віддаленим працівникам важко від’єднатися від мережі після роботи. 

Крім того, щоб допомогти членам команди з інших часових поясів, робота в неробочий час може призвести до виснаження та зниження продуктивності.

Робота у різних часових поясах

Зайнятість у різних часових поясах може бути серйозною проблемою для віддалених працівників, особливо для команд, які працюють у кількох часових поясах.

Може бути складно планувати зустрічі та ефективно співпрацювати, коли члени команди розкидані по всьому світу. Як зазначалося раніше, різниця в часі також може ускладнити підтримання балансу між роботою та особистим життям.

Проблеми спілкування та співпраці

Коли члени команди знаходяться в різних географічних місцях, вони значною мірою покладаються на цифрові засоби зв’язку, щоб залишатися на зв’язку.

Нерозуміння та непорозуміння виникають, коли спілкування є нечітким, несвоєчасним або неефективним, що призводить до затримок, помилок і розчарування. Це може завдати шкоди згуртованості та продуктивності команди.

Соціальна ізоляція

На відміну від офісних працівників, які регулярно спілкуються з колегами, віддалені працівники часто працюють поодинці або в невеликій команді. Згідно з дослідженням, проведеним Next Web, більше половини віддалених працівників постійно відчувають самотність. Відсутність спілкування віч-на-віч може призвести до відчуття роз’єднаності та ізоляції, що може завдати шкоди психічному здоров’ю та благополуччю.

Як працювати віддалено

З того часу, як у 2020 році моя команда почала працювати віддалено, щоб залишатися продуктивним, я навчився декільком прийомам. Незалежно від того, чи є ви досвідченим віддаленим працівником, чи тільки починаєте працювати, наведені нижче поради на основі Time Mastery Framework допоможуть вам максимально використати досвід віддаленої роботи.

1. Формуйте правильні цілі

Працюючи віддалено без структури традиційного офісного середовища, може бути складно залишатися на накресленому маршруті та підтримувати діяльність. Правильне встановлення цілей може дати відчуття напрямку та мети, дозволяючи вам залишатися мотивованими та зосередженими на досягненні ваших цілей.

Визначивши конкретні цілі та завдання, ви можете створити план напрямів своєї роботи та зосередити свої зусилля на найважливіших завданнях. Це може допомогти зменшити відволікання та переконатися, що ви досягаєте своїх ключових цілей.

Крім того, розбиваючи більші проекти на менші цілі та встановлюючи чіткі показники успіху, ви можете з часом відстежувати свій прогрес і оцінювати свою продуктивність. Таким методом ви можете відчути прогрес і досягнення та за потреби коригувати свій підхід.

2. Створіть ідеальний робочий простір

Віддалена робота може ускладнити дотримання такого самого рівня шаблону та підтримки, як у традиційному офісі. Спроектувавши ідеальне робоче середовище, ви можете створити середовище, яке підтримує вашу роботу та дозволить вам працювати якнайкраще.

Щоб мати спеціальний робочий простір, який сприяє продуктивності та зосередженості, вам може знадобитися створити тихе, зручне, добре освітлене та організоване середовище, де ви не відволікатиметеся. Якщо ви створите середовище, яке мінімізує відволікання, це дозволить вам повністю зосередитися на тому, чим ви займаєтеся та дозволить відчути легкість й задоволення.

Крім того, частиною створення ідеального робочого середовища є налаштування необхідних інструментів і обладнання для підтримки віддаленої роботи. Це може включати високошвидкісний доступ до Інтернету, надійний комп’ютер та інші технології та програмні засоби, які дозволяють працювати віддалено. Ви можете переконатися, що ви здатні виконувати свою роботу ефективно та результативно, інвестуючи в належні інструменти та обладнання.

3. Створіть шаблон

Однією з ключових переваг створення шаблону є те, що він допомагає створити відчуття передбачуваності та контролю. Встановлення послідовних моделей поведінки протягом дня може забезпечити організацію та шаблон, підвищити контроль над вашою роботою та життям і зменшити стрес і занепокоєння.

Наприклад, встановивши регулярний робочий час, ви можете повідомити своєму мозку, що настав час зосередитися на роботі, і створити відчуття шаблону, який сприяє зосередженості. Крім того, регулярні перерви протягом дня можуть допомогти вам зберегти енергію.

Встановлення регулярного робочого дня та чітких меж між роботою та особистим життям також допоможе вам визначити пріоритети свого благополуччя та уникнути виснаження. Це може включати встановлення меж у спілкуванні з колегами та клієнтами, а також участь у заходах із самообслуговування, які сприяють благополуччю.

Черпайте натхнення в цих стандартних прикладах і створюйте власні.

4. Розставте завдання спочатку за енергією, а потім за часом

Енергія коливається і час від часу вимагає відпочинку. Деякі завдання вимагають значно більше розумової або фізичної енергії, ніж інші. Наприклад, такі повсякденні завдання, як введення даних або організація файлів, вимагають іншої кількості енергії, ніж написання пропозиції чи проведення тренінгу.

Енергоємні завдання вимагають більше вашої уваги. У результаті, якщо ви не можете зосередитися, немає різниці наскільки добре ви розпоряджаєтеся своїм часом.

Щоб залишатися продуктивним, спочатку сортуйте завдання за енергією. Ви можете скласти список завдань або заходів, які ви хочете виконати протягом наступного тижня. Цілий тиждень є хорошою логічною одиницею планування, оскільки він достатньо довгий, щоб забезпечити баланс, але не надто короткий, щоб ви не могли досягти цілей.

Для кожного зі своїх завдань надайте два значення:

   1. Енергетичну потужність — число, яке вказує на те, скільки енергії дає або забирає ця дія. Наприклад, +3 за те, що справді освіжає, або -5 за активність, яка виснажує енергію.

   2. Вартість часу — скільки годин, на вашу думку, насправді знадобиться.

Щоб визначити пріоритетність ваших фактичних дій, скористайтеся методом надбудови. Це швидкий і простий спосіб розділити дії на три пріоритетні категорії:

• Необхідно мати – дії, абсолютно необхідні для завершення.
• Варто мати – дії, які є корисними, але не критичними для досягнення вашої мети.
• Непогано мати – дії, які є необов’язковими, тобто немає негативних наслідків, якщо вони не включені. Те, що маєш, є виключно необов’язковими перевагами.

Мета вашого плану зараз полягає в тому, щоб спершу охопити все, що необхідно мати та що потрібно мати, а також переконатися, що у вас не закінчиться енергія в кінці дня. Потім ви можете створити свій розклад на основі плану.

5. Використовуйте асинхронний зв'язок

Асинхронна комунікація відноситься до методів комунікації, які не вимагають присутності або залучення всіх сторін одночасно. Це потужний інструмент для підвищення продуктивності, співпраці та балансу між роботою та особистим життям у віддаленому робочому середовищі.

Асинхронне спілкування дозволяє не лише працювати за власним графіком і зосередитися на глибокій роботі без постійних перерв чи відволікань, але також підтримує співпрацю та командну роботу в різних часових поясах або графіках, оскільки не потрібно, щоб усі були присутні чи задіяні одночасно.

Більше того, гнучкість і автономія, які сприяють асинхронному зв’язку, дозволяють вам краще контролювати свою роботу та графіки. Це сприяє збалансованості між роботою та особистим життям, дозволяючи визначити пріоритетність ваших особистих потреб і обов’язків, водночас виконуючи робочі зобов’язання.

Ви можете легко реалізувати асинхронне спілкування з колегами та клієнтами за допомогою таких інструментів, як електронна пошта, обмін миттєвими повідомленнями або програмне забезпечення для керування проектами.

6. Використовуйте інструменти управління проектами

Використання інструментів управління проектами має численні переваги для віддалених працівників. Ці інструменти забезпечують централізовану платформу для співпраці, спілкування та відстеження прогресу проекту членів команди:

•   Чітка та організована комунікація – інструменти управління проектами дозволяють створювати завдання, призначати їх членам команди та встановлювати терміни. Це гарантує, що кожен розуміє свою відповідальність і те, що від нього очікується.
•   Прозорість проектів – члени команди можуть бачити, які завдання виконано, які виконуються, а які заплановані. Це може допомогти уникнути непорозумінь і тримати всіх на одній лінії.
•   Централізована платформа, на якій можна зберігати всю інформацію про проект  – віддалені працівники можуть легко зберігати та обмінюватися файлами, залишати коментарі та ставити запитання за допомогою інструментів керування проектами. Це може допомогти команді залишатися організованою, зменшити потребу в тривалих ланцюжках електронних листів і гарантувати, що кожен матиме найновішу інформацію.

У LifeHack ми використовуємо Basecamp, щоб відстежувати хід виконання завдань і проектів, робити командні оголошення та спілкуватися один з одним. Ми вважаємо Basecamp дуже корисним інструментом для того, щоб кожен член команди був в курсі планів і прогресу проекту.

7. Створіть чіткі комунікаційні протоколи

Як віддалений працівник, ви повинні повідомляти про свою доступність і бажані канали зв’язку колегам в інших часових поясах. Це може допомогти зменшити затримки та непорозуміння та переконатися, що всі члени команди працюють на одній лінії.

Інший підхід полягає у створенні спільного календаря або інструменту планування, щоб допомогти координувати зустрічі та терміни в різних часових поясах. Члени нашої команди LifeHack зазвичай використовують Calendly, щоб спростити планування зустрічей.

8. Знайдіть свою спільноту

Важливим аспектом віддаленої роботи є пошук спільноти, яка допоможе вам відчути більше зв’язку та підтримки.

За допомогою цифрових інструментів ви можете спробувати встановити соціальні зв’язки. Регулярні відеодзвінки, обмін миттєвими повідомленнями та віртуальні вправи з формування команди можуть допомогти вам відчути більше зв’язку зі своїми колегами.

Приєднання до онлайн-спільнот або форумів, пов’язаних із вашою галуззю чи професією, також може забезпечити соціальну взаємодію та підтримку. Такі спільноти, як Remote Work Community, Digital Nomads World і NomadList, сприяють особистим зв’язкам між цифровими кочівниками та віртуальними працівниками.

Використовуйте також місця для спільної роботи та локальні мережеві заходи. Ці можливості дозволяють вам співпрацювати з іншими віддаленими працівниками, знайомитися з новими людьми та налагоджувати стосунки.

Суть

Віддалена робота стає все більш поширеною, але, як віддалений працівник, ви можете зіткнутися з труднощами в тому, щоб залишатися мотивованими, ефективно керувати часом і підтримувати баланс між роботою та особистим життям.

Хороша новина полягає в тому, що ви можете подолати ці труднощі, встановлюючи звичайні цілі, створюючи ідеальне робоче середовище, встановлюючи розпорядок дня, використовуючи асинхронне спілкування, використовуючи інструменти управління проектами, створюючи протоколи спілкування та знаходячи спільноту.

За допомогою правильних методів і інструментів ви можете підтримувати продуктивність і результативність, а також користуватися перевагами віддаленої роботи.